Un plan avant les cartons
Nous visitons les deux sites et établissons un plan d'implantation : quel bureau va dans quel local, quelles armoires suivent, quel matériel part à la revalorisation. Chaque poste reçoit un code couleur que l'on retrouve sur les caisses, les écrans et les tours.
Les caisses navettes à roulettes, réutilisables, remplacent les cartons pour les archives et les fournitures : elles se remplissent la veille par vos équipes et se vident en quelques minutes sur place.
En dehors des heures d'ouverture
La plupart des transferts se font le vendredi soir ou le samedi. L'informatique est débranchée, étiquetée et transportée dans des housses rigides ; nous rebranchons les écrans, les stations et les imprimantes selon le plan, prêts à être rallumés.
Pour les commerces, nous intervenons après la fermeture afin que le rayonnage soit remonté et regarni avant la réouverture. Pour les ateliers, les machines lourdes sont sanglées sur palette et déplacées au transpalette ou au gerbeur.
Confidentialité et traçabilité
Les dossiers clients, les archives comptables et les documents médicaux circulent dans des caisses fermées et numérotées, avec une liste de prise en charge signée au départ et à l'arrivée. Le personnel intervenant est déclaré et identifiable.
Le calendrier type d'un transfert
Six semaines avant, nous visitons les deux sites et établissons le plan d'implantation. Quatre semaines avant, les caisses navettes sont livrées et le code couleur est distribué aux collaborateurs. La semaine précédente, vos équipes remplissent leurs caisses et étiquettent leur poste ; nous confirmons l'horaire, les accès et les ascenseurs avec les gérances des deux bâtiments.
Le jour J, l'informatique part en premier et arrive en premier, afin d'être rebranchée pendant que le mobilier est encore en cours de montage. Le lendemain matin, nous restons joignables : il y a toujours un écran à remonter ou une armoire à déplacer de deux mètres.
Questions fréquentes
Reprenez-vous le mobilier dont nous ne voulons plus ?
Oui, en même temps que le transfert. Ce qui peut resservir est proposé au don ou à la revente, le reste part en filière de tri. Cela évite un second passage et libère l'ancien local pour la restitution.
Travaillez-vous avec les régies pour la remise du local ?
Régulièrement. Nous pouvons enchaîner sur le nettoyage du local libéré et être présents à l'état des lieux de sortie.